Compras estratégicas como um diferencial na rentabilidade

De acordo com pesquisas da Forrest Research, as transações médicas no comércio eletrônico nos Estados Unidos estão em crescimento constante de mais de 100% anual desde 1999, enquanto no Brasil, o processo teve início em meados de 2001, com um crescimento mais modesto, em torno de 16%.
Alguns poucos hospitais norte-americanos já conseguiram inserir cerca de 66% dos seus custos operacionais (equipamentos, medicamentos, suprimentos, serviços de terceiros, etc) no comércio eletrônico, um sucesso de otimização, até porque os outros 34% são relacionados a custo de pessoal e outros custos não transacionados em comércio eletrônico.
A implantação de projetos de compras estratégicas (Strategic sourcing) teve seu auge no Brasil em 2000 com a estruturação e capacitação das áreas de compras e suprimentos e especificação e concepção das categorias de compras. A segunda onda dos projetos estratégicos de compras foi a interface dos antigos processos com os mercados e leilões eletrônicos (e-procurement). A integração e utilização das ferramentas eletrônicas ocorreu de três formas: aquisição de uma ferramenta própria, customizada para realidade da empresa; terceirização de todo o processo eletrônico de compras e aluguel da estrutura para compra de uma determinada categoria.
Nos hospitais, a solução adotada tem sido o aluguel da estrutura para categorias de compras específicas, onde se tem obtido benefícios consideráveis, no entanto, existem alguns poucos desenvolvendo seus próprios portais de compras. Adianto que apenas com as ferramentas eletrônicas, os ganhos são pontuais. É necessário todo um trabalho de análise, especificação, processo e organização para apoiar os ganhos de forma expressiva e duradoura. Podemos considerar alguns benefícios que, implantadas as mudanças de eficiência, podem ser obtidos:
Redução de custo administrativo: A comunicação entre a equipe de compras e os fornecedores é realizada, na maioria das vezes, por telefone, fax e e-mail, sempre necessitando de retrabalho de digitação na entrada do pedido, contas a pagar, na atualização da especificação, consolidação e ordenação das propostas. Hospitais e clínicas puderam comprovar uma redução de até 20% em custos administrativos com a adequação ao comércio eletrônico, redirecionando esses ganhos para investimentos em estruturas e equipamentos.
Redução de compras pontuais: Atualmente as compras individuais, ou compras fora de contrato (spot), representam um valor significativo nas empresas, sendo de maior impacto em grandes hospitais distribuídos em diversas localidades. Com a implantação de contratos e catálogos eletrônicos, as compras individuais podem alcançar uma redução de até 90%.
Transformação do foco de compras: Com a otimização de muitos processos, que anteriormente eram feitos manualmente, a área tem migrado suas atividades operacionais para um foco tático (gestão de fornecedores) e estratégico (visão do mercado, análise de novas especificações, modelos financeiros de compra e maior contato com o corpo médico e pesquisa).
Saindo da esfera tecnológica, e entrando na concepção, etapa mais importante de um processo de eficiência, podemos ilustrar de uma forma simples tal importância. A exemplo, temos a compra de um equipamento médico: gravador de holter digital, comprado e reposto anualmente pela equipe médica. A equipe de compras gera a especificação para o mercado com apoio do comércio eletrônico (custos administrativos menores, exemplo: R$ 1.000,00), utiliza a formatação de leilões eletrônicos e bons negociadores (custo do produto menor, exemplo R$ 2.000,00) e compra o produto com uma economia de R$ 3.000,00. Ótimo negócio, mas verificando a necessidade do negócio, não era preciso uma maior leveza do equipamento, não havia necessidade do flash card e também não precisava do dispositivo de auto desligamento. Realizando uma nova pesquisa no mercado, constatou-se que existe um equipamento similar, no entanto R$ 5.000,00 a menos sem a negociação e que atende a real necessidade daquele corpo médico.
Assim, enfatizamos que a tecnologia é importante para o processo de eficiência, mas o primordial é a tecnologia otimizando os processos para que haja foco no entendimento da necessidade e concepção na especificação de seus equipamentos e serviços.